شکیبا باشید
چه قدر از زمان شما در طی روز صرف گشتن به دنبال پرونده‌های مختلف میشود؟ آیا روی میز کاری‌تان کوپه‌ای از فایل‌ها و مدارک مختلف است؟ آیا تابه‌حال از نامرتبی میز کار و یا دفتر خود جلوی همکاران و یا مهمانان شرمنده شده‌اید؟
چه قدر از زمان شما در طی روز صرف گشتن به دنبال پرونده‌های مختلف میشود؟ آیا روی میز کاری‌تان کوپه‌ای از فایل‌ها و مدارک مختلف است؟ آیا تابه‌حال از نامرتبی میز کار و یا دفتر خود جلوی همکاران و یا مهمانان شرمنده شده‌اید؟
تحقیقات نشان داده است که نظم و انضباط دفتر بر روی کارمندان آن تأثیر به سزایی دارد و موجب بهبود تمرکز و بالا رفتن بهره‌وری آنان میشود. یک دفتر تمیز و منظم خود نشانگر شایستگی و حرفه‌ای بودن کارمندان دفتر است.
و اما راز ایجاد و نگهداری یک فضای کاری سازمان‌یافته و مرتب چیست؟
درحالی‌که واقعاً یک راه حل "مناسب" برای سازمان‌دهی دفتر کاری وجود ندارد، ولی میتوان گفت اصلی‌ترین عامل در حفظ و نگهداری نظم در دفتر کار این است : میل واقعی برای ایجاد نظم! هنگامی‌که واقعاً انگیزه لازم و کافی برای برقراری نظم در محیط کار وجود داشته باشد، این فرآیند خیلی راحت‌تر جلو می‌رود، همراه با "سفارش اداری" راه‌حل‌های داشتن یک دفتر منظم را مرور میکنیم:
3 مرحله برای داشتن یک دفتر کار منظم
مگی پاناگاکیس، یک سازمان دهنده حرفه‌ای در امور ادارات و دفاتر کاری است و توصیه‌های مفیدی را برای رهایی از هرج‌ومرج به‌صورت زیر پیشنهاد میدهد:
1- از خودتان این سؤالات را بپرسید :
اولین قدم برای رسیدن به یک دفتر کار منظم و سازمان‌دهی شده شناسایی مشکلاتی است که باید حل شوند:
آیا دفتر کار شلوغ و نامرتبی دارید؟ (روی میزها پر از کاغذها و مدارک اضافه است)
آیا پیدا کردن مدرک خاصی که ناگهان به آن نیاز دارید سخت و زمانبر است؟
آیا شخص دیگری نیز در دفتر وجود دارد که نیاز به دسترسی به مدارک داشته باشد؟
آیا برخی از مدارک در کامپیوتر ذخیره‌سازی شده و برخی دیگر به‌صورت سنتی بایگانی‌شده است؟
2- روشی برای تفکیک ایجاد کنید:
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های موجود در سازمان‌ها، عدم توانایی در تفکیک پروژه‌ها و موضوعات است. نوع مدارک مختلفی که در دست بررسی است را در نظر داشته باشید، میتوانید این تفکیک را با استفاده از طبقه‌بندی الفبایی، رنگ‌بندی‌های کد دار برای پوشه‌های مختلف و یا نگهداری مدارک در پوشه‌های الکترونیکی، انجام دهید. اینکه "چه چیزی" باید از پوشه‌های مختلف بیرون بیاید اهمیت زیادی ندارد، مهم این است که بدانید برای هر چیزی باید کجا به دنبال آن بگردید.
3- طبقه‌بندی بر اساس اولویت:
یکی از استراتژی‌های مطرح شده توسط مگی، استفاده از روش دسته‌بندی"داغ"، "گرم"، "خنک" و "سرد" است.
این استراتژی به این صورت مطرح میشود:
پروژه‌ها/ مدارک "داغ" پروژه‌هایی هستند که شما در حال حاضر برروی آن‌ها کار می‌کنید و مدارک آن‌که باید بر روی میز کار شما قرار داشته باشد. پروژه‌های "گرم" پروژه‌های مهمی هستند که منتظر هستند تا در دستور کار قرار بگیرند. اولویت پروژه‌های "داغ" و "گرم" گاها باهم جابه‌جا میشود و ترتیبشان عقب و جلو میشود. نکته مهم این است که دریک لحظه فقط بر روی یک پروژه/ موضوع کارکنید اما زمانی که به پروژه‌های دیگر نیاز داشتید بتوانید به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
پروژهای خنک، آن دسته از کارهایی است که دیگر فوری نیستند ولی ممکن است به آن ها احتیاج شود. پروژه‌های سرد نیز پروژه‌های تکمیلی است که قبلاًانجام‌شده است و ممکن است در آینده مورد ارزیابی و بازبینی قرار بگیرند.
شما تابه‌حال چه اقدامی برای سازمان‌دهی دفتر خود کرده‌اید؟
خانه 
محصولات 
سوالات متداول 
درباره سفارش اداری 
تماس با ما 
